Ab Version 2.3 heißt die App „Scribe“. Der Installer legt sie neben die alte App „RUPscribe“. Aufnahmen, Einstellungen und Anmeldung übernimmt sie, denn beide nutzen denselben Speicher. So geht der Umstieg:

1. Die alte App beenden: Symbol im Infobereich der Taskleiste → Beenden.
2. Den neuen Installer starten und „Scribe“ öffnen.
3. Die alte App entfernen: Einstellungen → Apps → Installierte Apps → „RUPscribe“ → Deinstallieren. Im Deinstaller das Häkchen „Delete the application data“ nicht setzen.

Mit diesem Häkchen löscht der Deinstaller den gemeinsamen Speicher – auch Aufnahmen, die nur auf diesem Rechner liegen, und die Anmeldung der neuen App.

Solange die alte App installiert ist, erinnert Scribe beim Start daran. War der Autostart eingeschaltet, geht er beim ersten Start von Scribe auf die neue App über.

Scribe ist seit Version 1.83.1 digital signiert; als Herausgeber nennt Windows „Reichl und Partner Digital GmbH & Co KG“. Die blaue Meldung von Windows SmartScreen kann trotzdem noch erscheinen, solange Windows diesen Herausgeber erst selten gesehen hat. Sie ist kein Hinweis auf ein Problem mit der Datei.

1. In der Meldung auf „Weitere Informationen“ klicken. Dort steht der Herausgeber.
2. Dann auf „Trotzdem ausführen“.

Steht dort „Unbekannter Herausgeber“, ist es nicht der aktuelle Installer. Dann bitte nicht ausführen, sondern die Datei neu vom Server deiner Organisation laden.

Fehlt der Knopf „Trotzdem ausführen“, hat die IT das Ausführen unbekannter Programme gesperrt. Dann bitte den Abschnitt für IT-Abteilungen weitergeben.

Kaspersky sortiert unbekannte Programme in eine eingeschränkte Vertrauensgruppe. Dort ist der Zugriff auf Tonaufnahmegeräte gesperrt. Scribe läuft dann zwar, nimmt aber nichts auf, oder der Start wird ganz verhindert. Seit Scribe signiert ist (ab Version 1.83.1), sollte das seltener vorkommen; ob es bei euch noch greift, hängt von der Richtlinie eurer IT ab.

1. Kaspersky Endpoint Security öffnen → Überwachung → Programmaktivität (je nach Version auch „Programmkontrolle“).
2. In der Liste Scribe suchen und mit Rechtsklick „Regeln für das Programm“ öffnen.
3. Reiter „Rechte“ → Gruppe „Verdächtige Veränderungen im Betriebssystem“ → bei „Zugriff auf Tonaufnahmegeräte“ die Aktion auf „Erlauben“ stellen.
4. Speichern. Scribe neu starten.

Den Zugriff auf die Webcam braucht Scribe nicht, er kann gesperrt bleiben.

Steht in Kaspersky, dass die Einstellungen zentral verwaltet werden, oder lässt sich die Regel nicht ändern, muss die IT die Freigabe setzen (siehe unten).

Bleibt das Mikrofon trotzdem stumm, prüfe die Windows-Einstellungen: Einstellungen → Datenschutz & Sicherheit → Mikrofon. Dort müssen „Mikrofonzugriff“ und „Desktop-Apps den Zugriff auf das Mikrofon erlauben“ eingeschaltet sein.

Scribe kann parallel zu einem laufenden Call aufnehmen. Für den Ton der Gegenseite den Computer-Ton in der Aufnahme einschalten; Windows fragt dann, welches Fenster oder welcher Bildschirm geteilt wird. Dort „Audio teilen“ anhaken.

• Netzwerk: Scribe braucht nur ausgehende HTTPS-Verbindungen (Port 443): zum Server deiner Organisation, z. B. scribe.firma.at, für die Live-Transkription mit Azure Speech zu <region>.stt.speech.microsoft.com (WebSocket), für „Lokal & offline“ einmalig zu huggingface.co (Modell-Download) und, falls eingerichtet, zu OpenWebUI. Keine eingehenden Regeln.
• Kaspersky Security Center: Scribe in die Vertrauensgruppe „Vertrauenswürdig“ aufnehmen oder als vertrauenswürdiges Programm führen, mit erlaubtem Zugriff auf Tonaufnahmegeräte. Die Freigabe lässt sich über den Herausgeber statt über einzelne Dateien definieren, dann gilt sie auch für Updates.
• Signatur: Ab Version 1.83.1 sind Installer, Hauptprogramm, Offline-Helfer und Deinstaller signiert. Herausgeber laut Zertifikat: „Reichl und Partner Digital GmbH & Co KG“ (Linz, AT), ausgestellt über Microsoft Artifact Signing, mit Zeitstempel.
• SmartScreen / AppLocker: Ist das Ausführen unbekannter Programme gesperrt, eine Herausgeber-Regel auf diesen Namen anlegen oder die App per Verteilsoftware (z. B. Intune) ausrollen – dann entfällt die SmartScreen-Meldung ganz.
• Umstieg auf 2.3: Die App heißt jetzt „Scribe“ und liegt unter %LOCALAPPDATA%\Scribe (vorher %LOCALAPPDATA%\RUPscribe). Herausgeber und App-Kennung (at.rup.rupscribe) bleiben gleich: Regeln nach Herausgeber greifen weiter, Regeln nach Pfad oder Programmname bitte anpassen.
• Datenschutz: Aufnahmen gehen an den eigenen Scribe-Dienst; für die Live-Transkription mit Azure Speech streamt die App den Ton direkt an Azure (in der eingestellten Region). Aufnahmen „Lokal & offline“ verlassen den Rechner nicht.

From version 2.3 the app is called “Scribe”. The installer puts it next to the old “RUPscribe” app. It takes over recordings, settings and sign-in because both use the same storage. To switch over:

1. Quit the old app: icon in the taskbar’s notification area → Beenden (Quit).
2. Run the new installer and open “Scribe”.
3. Remove the old app: Settings → Apps → Installed apps → “RUPscribe” → Uninstall. In the uninstaller, do not tick “Delete the application data”.

With that box ticked the uninstaller deletes the shared storage – including recordings that exist only on this computer and the new app’s sign-in.

As long as the old app is installed, Scribe reminds you at startup. If autostart was on, it moves to the new app the first time Scribe starts.

Scribe has been digitally signed since version 1.83.1; Windows shows “Reichl und Partner Digital GmbH & Co KG” as the publisher. The blue SmartScreen message can still appear while Windows has rarely seen this publisher. It does not indicate a problem with the file.

1. Click “More info”. The publisher is shown there.
2. Then click “Run anyway”.

If it says “Unknown publisher”, this is not the current installer. Please don’t run it; download the file again from your organization’s server.

If there is no “Run anyway” button, your IT department has blocked unknown programs — please forward the IT section below.

Kaspersky places unknown programs in a restricted trust group where access to audio recording devices is blocked. Since Scribe is signed (from version 1.83.1), this should happen less often; whether it still applies depends on your IT policy.

1. Open Kaspersky Endpoint Security → Monitoring → Application activity (or “Application Control”).
2. Find Scribe, right-click → “Application rules”.
3. Tab “Rights” → group “Suspicious changes in the operating system” → set “Access to sound recording devices” to “Allow”.
4. Save and restart Scribe.

Scribe never uses the webcam; that entry can stay blocked.

If Kaspersky says the settings are managed centrally, your IT department has to set this rule.

Settings → Privacy & security → Microphone: both “Microphone access” and “Let desktop apps access your microphone” must be on.

• Network: outbound HTTPS (port 443) only: to your organization’s server, e.g. scribe.company.com, for live transcription with Azure Speech to <region>.stt.speech.microsoft.com (WebSocket), for “Local & offline” once to huggingface.co (model download) and, if set up, to OpenWebUI. No inbound rules.
• Kaspersky Security Center: put Scribe in the “Trusted” group or list it as a trusted application with access to sound recording devices. The rule can target the publisher instead of individual files, so it survives updates.
• Signature: from version 1.83.1 the installer, the main program, the offline helper and the uninstaller are signed. Publisher according to the certificate: “Reichl und Partner Digital GmbH & Co KG” (Linz, AT), issued via Microsoft Artifact Signing, timestamped.
• SmartScreen / AppLocker: if unknown programs are blocked, create a publisher rule for this name or deploy the app via your software distribution (e.g. Intune), which removes the SmartScreen prompt entirely.
• Moving to 2.3: the app is now called “Scribe” and lives in %LOCALAPPDATA%\Scribe (previously %LOCALAPPDATA%\RUPscribe). Publisher and app ID (at.rup.rupscribe) stay the same: publisher rules keep working, please update rules based on path or program name.
• Data protection: recordings go to your own Scribe service; for live transcription with Azure Speech the app streams the audio directly to Azure (in the configured region). “Local & offline” recordings never leave the device.